Constituirea dosarelor

Dosarul este un element determinant al lucrarii arhivistice. De modul cum este constituit dosarul depinde organizarea fondului arhivistic sau chiar a unei arhive si calitatea evidentelor ce se intocmesc. Constituirea dosarelor se face in mai multe etape:

-          verificarea continutului dosarului - astfel se ordoneaza documentele in dosar in asa fel incat primul cu data cea mai veche sa fie deasupra urmat de celelalte in ordinea cronologica. Odata cu ordonarea documentelor din dosar se face si trierea lor intrucat se pot gasi dublete, note, insemnari personale, ciorne sau acte care nu au legatura cu problemele din dosar. Totodata se scot si agrafele metalice, boldurile, acele, clemele.

-          numerotarea  - este operatiunea care are drept scop sa determine locul documentelor in dosar si sa asigure integritatea lui. Numerotarea consta in numerotarea filelor scrise pentru fiecare dosar sau volum dintr-un dosar in coltul din dreapta sus cu creionul. Dosarele nu trebuie sa aiba mai mult de 250-300 de file; in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteaza fiecare volum separat incepand cu nr. 1

-          coaserea - se face intre doua coperti de carton cu sfoara de canepa, cautand sa nu fie atins textul documentelor si sa se asigure citirea libera. Documentele in format mic ( mostre, fotografii, desene tehnice, bilete ) se pun in plic si se cos impreuna cu celelalte documente. Documentele in format mare se pliaza.

-          certificarea si completarea datelor pe coperta din fata a dosarelor: pe coperta dosarului se trec denumirea institutiei, a compartimentului, numarul dosarului din inventar ( cota ), continutul pe scurt al dosarului, data inceperii si a incheierii, numarul de file, volumul, termenul de pastrare si indicativul dosarului dupa nomenclator. Dupa completarea copertei, pe o foaie nescrisa adaugata la sfarsitul dosarului se face urmatoarea certificare: " prezentul dosar contine .... file ". Numarul filelor se trece in cifre si in litere in paranteza. La sfarsitul fiecarei note de certificare se trece data si semnatura celui care face respective lucrare.