Fondarea documentelor

Fondarea sau determinarea apartenentei documentelor la fond este operatiunea arhivistica de delimitare a documentelor apartinand unui creator. Operatiunea de determinare a apartenentei la fond are loc numai la unitatile care detin si alte fonduri in afara de cel propriu. Fondul arhivistic insumeaza totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei institutii, asociatii, societati, reuniuni, organizatii independente din punct de vedere organizatoric si operativ, care nu si-a schimbat teritoriul de competenta si profilul activitatii si are registratura proprie, precum si de catre o familie sau persoana fizica.

  Pentru stabilirea apartenentei documentelor la fond este necesar sa se studieze continutul si forma documentelor , elementele de constituire, de inregistrare si sa se tina seama de urmatoarele:

-          documentele intrate apartin unitatii care le-a primit

-          exemplarele documentelor trimise ( emise sau iesite )/ copiile apartin fondului unitatii care le-a emis

-          documentele cu caracter intern se identifica dupa antet, semnaturi, denumirea unitatii