Inventarierea documentelor

Este operatiunea arhivistica de luare in evidenta a unitatilor arhivistice dintr-un fond, colectie, dupa ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic. Etapele inventarierii sunt :

-   unitatile arhivistice constituite, incheiate, certificate se grupeaza pe termene de pastrare, mai intai dosarele si la urma registrele, condicile, si alte documente preconstituite

-   luarea in evidenta a fiecarei unitati arhivistice in parte, prin completarea rubricilor formularului de inventar, incepand cu numarul curent. Vor fi intocmite atatea inventare cate termene de pastrare sunt prevazute in nomenclator la compartimentul respectiv. Fiecare unitate arhivistica se trece in inventar sub un numar curent distinct.

Registrele, condicile si celelalte documente preconstituite se trec in inventar dupa dosare. Fiecare grupa de termene de pastrare incepe cu numarul 1, numar ce se scrie concomitant si pe coperta dosarului, facandu-se corelatia dintre inventar si unitatea arhivistica.

 

 Inventarele sau altfel spus instrumentele de evidenta nou create, sunt predate clientilor nostri atat in format fizic, pe suport de hartie, cat si in format electronic, pe CD.