Selectionarea

Selectionarea reprezinta una din operatiunile de baza ale activitatii arhivistice care consta in stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic National si eliminarea celor lipsite de importanta. Etapele selectionarii:

-          identificarea conform inventarelor a documentelor care intrunesc conditiile pentru eliminare respectiv expirarea termenelor de pastrare prevazute in nomenclatorul arhivistic propriu si lipsa oricarei importante documentare sau practice a documentelor

-          identificarea documentelor respective in depozit

-          verificarea concordantei  ( datele din dosar cu datele de pe inventar )

-          dupa verificare se face un referat care prezinta principalele date in legatura cu toate activitatile facute pentru selectionare.

-          referatul impreuna cu inventarele documentelor propuse pentru selectionare si inventarele documentelor cu termen de pastrare permanent  ( din aceeasi perioada cu cele selectionate si create de acelasi compartiment de la care se selectioneaza documentele ) se dau spre consultare membrilor comisiei de selectionarea organizatiei inainte de intrunirea propriu-zisa a acestora in cadrul sedintei de lucru a comisiei.

-          la incheierea sedintei comisiei, secretarul comisiei intocmeste procesul verbal de sedinta al comisiei.

In consecinta, lucrarea de selectionare este cuprinsa din elementele prezentate mai sus, care, cu exceptia referatului, se inainteaza cu adresa semnata de conducatorul organizatiei catre Arhivele Nationale.

Pana la primirea raspunsului in ceea ce priveste aprobarea selectionarii documentele nu se muta de la locul lor din raft.